Startklar mit Planio » History » Revision 3
Revision 2 (Thomas Carney, 05/25/2016 03:53 PM) → Revision 3/15 (Thomas Carney, 05/25/2016 04:22 PM)
# In nur 10 Min startklar
Planio ist die gewinnbringende Verbindung verschiedener Tools. Für erfolgreiche Projekte und optimale Zusammenarbeit. Flexibel und nahezu allen Anforderungen gewachsen.
Für den Anfang empfehlen wir: Mit weniger beginnen und schrittweise alle Funktionen aufschalten. Noch besser: Wir legen jetzt gemeinsam los.
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## Machen Sie es einfach
Diese Vorgehensweise hat sich bewährt: **Wir reduzieren Planio zunächst auf ein Minimum** und Sie konzentrieren sich auf das Wesentliche.
Sie werden sehen: Sie verpassen nichts. Und nach und nach nehmen wir gemeinsam Fahrt auf.
### Ein Projekt am Start
Wir beginnen mit einem Projekt. Auch, wenn Sie viel vorhaben. Gerade dann ist es besonders wichtig erst mit einem Projekt loszulegen. Machen Sie sich mit allem vertraut. Anschließend können Sie immer noch alles nach Belieben ändern. Versprochen!
Und jetzt starten wir endlich mit Ihrem Projekt
- Bitte oben zu **Administration**, dort dann **Projekte** auswählen.
- Bereits Projekte angelegt, die Sie nicht mehr benötigen? Ab ins **Archiv** und bei Bedarf wieder hervorholen.
*Ungenutzte Projekte archivieren*
- Oben rechts in der Ecke bitte Klick auf **Neues Projekt**
- **Projektnamen** auswählen – der Name Ihres Unternehmens? Ihres Teams? Mein Projekt oder Testprojekt fänden wir schade. Da geht noch was. Schließlich wollen Sie doch direkt mit Planio arbeiten. Und was erledigen.
- Das alles können Sie ignorieren – Kennung, Website, Unterprojekte – weiter geht es unten bei den **Apps**.
- Bitte Häkchen setzen an **Aufgaben-Verwaltung, Dokumente, Foren, Blog und Wiki**.
- Darauf achten: Häkchen bei *Aufgabe* unter Tracker setzen, dann auf **Anlegen**.
*Weniger ist mehr: Ein Projekt zu Beginn* *Use only one project for everything in the beginning*
Sollten Sie bereits Teammitglieder eingeladen haben, können Sie diese dem Projekt hinzufügen. Unter dem Reiter **Mitglieder**. Für sich vergeben Sie die Rolle If you've already invited other colleagues to Planio, be sure to add them to your new project using the **Members** tab. When selecting a role, choose *Manager*. Sollten Sie noch niemanden eingeladen haben, machen wir das später. If you haven't invited anyone yet, don't worry, we'll do that later.
### Ein One Workflow für alles to track them all
Mit dem Tracker können Sie wiederkehrende Arbeitsschritte standardisieren. Wie beispielsweise Abläufe zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen oder Bestellungen – Trackers let you define a unique workflow for recurring tasks like handling an incoming invoice or approving a purchase order according to predefined steps in einzelne vordefinierte Schritte innerhalb von Businessprozessen. a business process.
Vielleicht geht Ihnen das jetzt aber schon zu sehr ins Detail. That's not what you were after when we said simple, right?
- Daher einfach flugs unter **Administration → Tracker** und alles löschen bis auf den Aufgabe Tracker. If all you want to do for now is manage, assign, and work together on tasks, head over to **Administration** -\> **Trackers** and simply delete all but the *Task* tracker.
- Und, wenn wir schon mal hier sind, bitte unter **Administration** direkt zum Aufgaben-Status (oben rechts) und alles bis auf die bereits voreingestellten *Neu* und *Erledigt* löschen. Und aus Konsistenzgründen von *Neu* Now, still in *Offen* umbenennen. **Administration**, navigate to **Issue statuses** and delete all but the default *New* and *Closed* statuses. For the sake of consistency, rename *New* to *Open*.
### Schlanke Hierarchien Flatten your hierarchies
Wer macht eigentlich was im Projekt? Sie legen das fest – mit unseren Rollen und Rechten. Das Schöne: Bei Planio ist eine äußerst präzise Vergabe von Zugriffsberechtigungen möglich. Noch müssen wir hier aber nicht zu sehr ins Detail. Daher bitten wir Sie: Roles are a powerful way to manage access control in Planio. They give you fine-grained control over the "who can do what" in your project.
Our hypothesis: Forget roles for now.
- Unter **Administration → Rollen und Rechte** hier bis auf Manager alle Rollen löschen. Navigate to **Administration** -\> **Roles and Permissions** and delete all roles but the *Manager* role.
- Damit alle Projektmitglieder anfangs möglichst viel lernen können, empfehlen wir Ihnen alle auf Be sure to edit the *Manager* hochzustufen. Bei Bedarf können Sie hier jederzeit Änderungen vornehmen. role and assign all available permissions. We want everybody on the team to be able to do everything for now. You can always restrict permissions later.
### Aufzählungen verschlanken Less numerous enumerations
Weniger ist am Anfang mehr: Daher löschen wir auch hier einiges zur Vereinfachung: Getting the hang of it? Let's remove some more unused stuff for now.
- Unter **Administration → Aufzählungen** – der Ort an dem Sie Dokumentenkategorien, Aufgaben-Prioritäten und Aktivitäten zur Zeiterfassung festlegen. Already in **Administration**, click on **Enumerations**. This where you define custom document categories, issue priorities and activities for time tracking.
- Löschen Sie alle Dokumentenkategorien und legen Sie eine neue an: *Allgemein*. Delete all document categories and create a new one called *General*.
- Löschen Sie unter Prioritäten bitte *Dringend* und *Sofort*. *Niedrig*, Delete the *Urgent* and *Immediate* priority. *High*, *Normal*, *Hoch* reichen. and *Low* should be enough for now.
- Löschen Sie alle Aktivitäten und erstellen Sie eine neue: *Allgemein*. Delete all activities and create a new one called *General*.
*Mehr Übersicht bei den Aufzählungen* *Use only a few numerations*
Sieht gut aus, oder? Feels good, doesn't it?
### Felder reduzieren Get rid of unused fields
Bei einfachen Aufgaben lassen wir **Tracker, Kategorien, Milestones und Don't feel like selecting trackers, categories, milestones, and % erledigt** weg. Für schlankere Workflows: done for a simple task? Let's get rid of them and simplify our workflow.
- Unter **Administration → Workflow → Reiter Statusänderungen** Still in **Administration**, click on **Workflow**.
- Leave the select boxes to *Manager* und *Aufgabe* voreingestellt lassen – unsere einzige Rolle und unser einziger Tracker an dieser Stelle – dann auf **Bearbeiten**. and *Task* (our only role and our only tracker) and click **Edit**.
- Häkchen an alle 4 Boxen – dann bleibt der Aufgabenstatus wählbar zwischen *Offen* und *Erledigt*. Make sure that all four check boxes are checked, this will let everyone switch a task's status from *Open* to *Closed* and back.
*Schön einfach unser Workflow* *A basic workflow*
- Bitte Speichern. Click **Save**.
- Reiter **Feldberechtigungen** wählen dann alle Felder auf **Nur-Lese-Zugriff** setzen. Außer die Felder **Thema, Beschreibung, Priorität und Zugewiesen** an. Now, select the **Fields permissions** tab, and - in both columns - set all select boxes to **Read-only**, except for the rows **Subject**, **Description**, **Priority**, and **Assignee**.
*Reduce issue form fields to a healthy mininum*
- Bitte **Speichern**. Click **Save** again.
Geschafft? Durch den **Nur-Lese-Zugriff** haben wir einige Felder aus den Prozessen entfernt, mit denen Aufgaben erstellt oder Upgedatet werden können. Für mehr Einfachheit. Got it? By setting the fields to **Read-only**, we've actually removed them from the forms that are used to create and update tasks. It will make those forms much simpler and easier to fill out.
Falls Sie später wieder einige Felder zuschalten wollen einfach von **Nur-Lese-Zugriff** wieder auf **Leer (nicht ausgewählt)** setzen. Und schon sind diese Felder wieder sichtbar. Afraid you'll miss a field later on? No problem, just switch it back from **Read-only** to the empty selection and the field will be visible again in forms.
## Legen Sie los Get to work!
That's it, you're done. Welcome to the most simple Planio setup.
What to do next? Here are some ideas:
### Invite some colleagues
If you haven't, invite your team members to Planio.
- Navigate to **Administration**, then **Users**.
- Click on **Invite users via email** and enter a couple of email addresses. If you're still learning how to use Planio, maybe invite only one or two colleagues at first. You can always add more later.
- Be sure that the checkbox next to **Also invite these users to existing projects** is checked and click on **Invite**.
*Invite colleagues to Planio*
### Create some content
Navigate to your project via the **Projects** menu at the top and check out the different sections.
But what are they for? Let's see:
- **Overview** and **Activity** show you what's going on in your project. Skip them for now and come back a little later.
- **Issues** are single action items that need to be done. Some people say "tasks" or "work packages". A more technical term is "ticket". No matter what you call them, issues define work that can be assigned to people on your team. Their progress will always be tracked in Planio.
- The **Blog** is great for announcements. Have a new member join the team? Signed a new client? Have an important milestone to celebrate? Write a blog article and keep everybody in the loop.
- Within **Documents**, you can upload important office documents like Texts, Spreadsheets, Presentations, etc. The documents section is great for publishing finalized documents. While you still work on unfinished documents, you might want to use issues instead and attach current versions as you update them.
- The **Wiki** is your project's Wikipedia. You can create wiki pages with important content that you'd like to work on with the team, like a glossary, meeting minutes, process descriptions, you name it. A wiki is never finished. Everybody can and should be encouraged to add, update, restructure, and even remove (old) content. Updates to wiki pages are tracked and you can always jump back in time to see and compare older versions.
- The **Forums** can be used to discuss project related topics. Whenever you'd like feedback on an idea or would like to spark a conversation, write a forum post. You can select to **watch** interesting conversations and receive email updates about them. Or you can check in from time to time and read up on the latest posts when you feel like it.
### Think twice before you send an email!
Now, what's the best way to adopt Planio in your everyday life? It's really simple actually. It all comes down to one easy habit to adopt: **Think twice before you send an email!**
Know that reflex to open up your email client and add all your colleagues in CC? Don't do that anymore!
Think about what it is you're writing. If you're looking to get work done, create an issue. If you want to announce something, use the blog. Have a PDF file to share, upload it to documents. Want to write meeting minutes or describe the new workflow for [[Create_a_custom_workflow_for_recurring_tasks|submitting a vacation request]], update the wiki. Finally, if you just had an awesome idea and want feedback, write a forum post.
Encourage your colleagues to do the same, and enjoy less email, a better structure, and incredibly improved productivity!
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